Neuigkeiten

Digitalisierung der Buchhaltung und elektronische Archivierung von Unterlagen

05.01.2018

Da Digitalisierung immer bedeutender wird, wollen wir Sie diesen Monat gezielt mit Fachinformationen zum Thema "Digitalisierung in der Buchhaltung" versorgen.

Die Lösungen zur Digitalisierung von Buchhaltungen haben in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht und das Thema hat in den letzten Monaten richtig Fahrt aufgenommen. Bei entsprechender Umsetzung können Buchhaltungsinformationen bis hin zum Ursprungsbeleg rund um die Uhr abgerufen werden. Ein wesentlicher Faktor für eine erfolgreiche Digitalisierung ist die elektronische Archivierung von Unterlagen.

Ordnungsgemäße Buchführung bzw Aufbewahrung

Die für die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung relevanten Bestimmungen sind sowohl im Unternehmensgesetzbuch (UGB) als auch in der Bundesabgabenordnung (BAO) zu finden.

Gemäß § 190 Abs 5 UGB kann der Unternehmer Datenträger heranziehen, sofern bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist folgende Bestimmungen jederzeit erfüllt sind:

  •     Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe
  •     Urschriftsgetreue Wiedergabe für Schriftstücke gem § 212 Abs 1 UGB
  •     Lesbarkeit von elektronisch übermittelten Schriftstücken



Eine Ausnahme besteht bei den Schriftstücken iSd § 212 Abs 1 UGB welche nur auf Datenträgen (zB e-Rechnung in Form einer e-Mail) vorliegen. Bei diesen wird von der urschriftsgetreuen Wiedergabe abgesehen. Die e-Mail kann, sofern sie keine Rechnungsmerkmale enthält, gelöscht werden und muss nicht aufbewahrt werden.

Die Anforderungen der BAO (§ 132 BAO) stimmen mit den oben angeführten Regelungen überein.

Urschriftsgetreue Wiedergabe bedeutet, dass auch beschriebene oder bedruckte Rückseiten der Belege einzuscannen sind. Eine farbgetreue Wiedergabe ist gem
Rz 1559 UStR nur dann erforderlich, wenn Informationen oder Zusammenhänge aufgrund der farblichen Gestaltung ansonsten verloren gehen würden.

Bei der Aufbewahrung auf Datenträgern müssen, soweit die Verpflichtung zur Einsichtsgewährung besteht, innerhalb angemessener Frist technische Hilfsmittel bereitgestellt werden, um die gesicherten Unterlagen lesbar zu machen.

Nähere Informtionen zu Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist, Aufbewahrungsart und Internem Kontrollsystem finden Sie hier.

Zurück